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早点下班的10个秘诀  

2010-09-14 10:25:38|  分类: 成长 |  标签: |举报 |字号 订阅

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提早下班的10个秘诀                           宫学萍 本文见《时尚健康》

在今天这个焦虑而忙碌的时代,想要五点准时下班,仿佛痴人说梦。

看看吧!手头的工作一件接一件,顶头上司还在奋力斗争,身边同事也都在自觉加班……我又不是公司的NO.1,凭什么特立独行?早点下班,难道真的不可能——

不!职场专家提示我们:想要早点离开办公室,不只是时间管理问题;在天天加班的问题背后,还藏着许多被我们忽视的深层原因。

 

你在加班吗?

是不是刚刚删除了一封邮件,但马上又有三封冒出来?在上一个项目上表现出色,就有三个更加棘手的任务等在前面?就这样,我们都习惯了将工作时间从白天延续到晚上,加快速度,拼命工作,可惜也没有太大用处,工作一次一次把我们吞没,甚至是在宝贵的假日,也要随身带着手提电脑……

“花更多的时间工作救不了你,问题不在于缺少时间,而是如何利用时间。”美国的职场咨询专家劳拉·斯塔克(Laura Stack)是一位专门指导工作人士提高自身工作效率的生产力专家。她告诉我们:没完没了的加班,大大打击了职场人士的工作热情。在美国2003年的一项调查中发现,目前有44%的员工感到自己的工作比前一年更有压力;另外还有45%的员工承认在前一年就考虑过辞职、已经离职或者决定近期辞职。

劳拉在她的咨询实务中发现,那些总是保质保量完成工作、有效平衡生活和事业的高效人士们,的确有一些高于常人的秘密武器。她把这些秘诀总结为《早点离开办公室》一书,在书中探讨了在现代职场——当然也包括在家中——增效、减压、节约时间的10大好方法,帮助更多的人在更短的时间里完成既定工作,提高业绩的同时,感受到自身幸福感的增长。

更重要的是,劳拉还特意指出——很多人在“下班问题”上陷入了一个误区,认为老板不喜欢准时下班的员工——但事实呢?别忘了老板和上司也都是心智成熟的成年人,他们需要的只是你在确定的时间内完成应尽的职责;相对于究竟几点下班,他们更加关注的是是否能放心把工作交给你完成。简单地说,在提早下班这件事上,劳资双方是一同寻找问题解决方案的同盟者。

一起看看劳拉给出的建议吧!试想,当我们在工作上更具效率,也就不会再前往朋友生日聚会的路上,还要躲在车里匆匆忙忙地包装礼物,也不会再在刚刚与客户约好周五见面之后,突然想起那天还要给儿子开家长会。高效的自我管理,可以帮助我们消灭生活中各个角落的混乱,而重点就是重新定位你花时间的方式。

 

秘诀1 准备——计划与安排

管理学大师彼得·克鲁克(Peter Drucker)曾说过,最伟大的工作任务就是“确定你的工作”。要高效工作,我们首先需要找到自己真正的重点,通过制定短期项目计划,辅以每周每月的定期回顾来加以实现。

上海的雪薇在一家日化公司做产品开发,习惯了准时下班的她,把自己的高效归功于“两套计划”:“首先是工作的整体计划。每隔一段时间,我都要对负责的大小项目做统筹安排,计划好什么时候完成哪个步骤,什么时候整体完工。通常,我给自己定的最后期限要比公司的期限提前两天,以免各种可能的意外发生。而另一个就是每天的具体执行计划。我经常随身带着小本子,家里也随处可见,平时想到什么要做的事情,就随手记下来。等到晚上的时候,整理成第二天要落实的备忘录。”

另外,在做制定计划的过程中,千万不要忘记老板的声音。请老板列出你工作中10个最重要的职责,同时你自己也写一份,两份答案会一致吗?和老板一起确定你的职责和目标,才能知道他会如何评价你的行为和业绩,哪些任务才是最有价值的。

执行的过程中,让老板清楚你的进程。有些老板不喜欢员工准时下班,是因为他不知道员工在做些什么、做完了没有,才会质疑为什么其他人都还在忙,但是你很早就下班了。所以,定期汇报工作进展,让老板知道你很善于自我管理,不用加班一样高效工作。

 

秘诀2 缩减——时间漏洞

常常听见有人抱怨“我的计划5分钟不到就破产”,却很少有人仔细寻找危机不断的原因。如果有人问你:“给我一分钟行吗?”他就真的只需要一分钟吗?不可能。这时你可以回答说:“我是可以给你一分钟,可是你确定这一分钟够吗?还是我们三点的时候到会议室谈?”

有些时候,别人经常随便打扰你,只是因为他们不知道这个时间不该打扰你,尤其是在你一贯给大家留下随叫随到的“老好人”印象的情况下。态度坚定地保护自己的界限,需要我们承认自己不是超人。你的朋友不会因为你周六没时间陪他逛超市而记恨你,你的同事也不会因为需要尊重你的时间安排就大发雷霆。

当然,除了礼貌又真诚地对同事说“不”,职场上,我们还需要学会巧妙地向老板表明立场。如果老板突然让你接手另一个很大的项目,你可以回答:“我现在正忙着你交给我的那个XX计划,如果再接这个新项目,恐怕就不能按时完成那个了。您更希望我先做完哪个?”——把冲突交给老板。这样既能让老板注意到你的工作负担,也不会因此炒你的鱿鱼。

 

秘诀3 条理——组织和系统

凌乱的办公室会成为一个人事业的绊脚石。这里的条理,不仅是指铺天盖地的备忘录、草稿、账单、信件和各种各样的文件夹,也包括我们电脑里的信件、电邮、报告、阅读材料和数以千计的数据表格和重要文件。一个有条理的办公环境,可以帮助我们节约时间、专注做事、减轻压力,还方便我们休假或者抱病在家的时候,帮忙的同事找到一件东西不会太难。

面对一个实在的物体,你可以问问自己:我一年内用过它吗?这东西对我有价值吗?如果房子失火了我会抢救它吗?并根据问题的答案确定是否要把它保存、送人、丢掉还是收藏。同样的道理,你也可以这样清理你的电脑,检查你的文件是否需要删除、分派、处理、标明日期和归档。记住,你不是博物馆的管理员,清理不用的东西,没那么困难。

 

秘诀4 把握——黄金时间

沉溺于工作和勤奋工作是两回事。一项针对《财富》1000强首席执行官的调查显示,就算是这些被大众公认的精英,每天的平均有效工作时间也不过60分钟!在其他时间里,他们也同样都在处理各种日常事务。

其实,绝大多数的人都一样,在一整天的时间内有四五个小时处于自己的最佳状态。在这段宝贵的黄金时间内,你需要集中精力处理以下几项工作:完成高价值或者有重要意义的事情;做出关系重大的决定;参与解决问题或集体讨论;进行复杂细致的思考。至于那些低谷时间里,不妨就顺应身体的需要,做一些不必那么投入的简单工作。

对此一点,北京的桃子深有感触:“我以前也经常感到时间不够用,总是到了下班时却发现第二天要交的文件还没做完。直到有一天,我详细记录了自己一天8小时都在做什么,才发现原来自己总是先处理例如收发邮件,整理实验材料等简单的小事,拖到最后才做难度较大的工作,搞得自己很被动。现在我每天都先确定好一天里最重要的事情是哪几件,然后集中精力完成,之后再去做一些可以不怎么花精力的琐事,工作效率就提高了很多。”

 

秘诀5 减压——自我负责

长期加班的超负荷工作,会让我们长期处在高压状态,不仅会降低工作效率,还会引发我们心脏和血压的疾病,也造成生活中的人际冲突和关系损失。要改变这种恶性循环,需要我们意识到自己要勇敢地为此负起责任。

生活中经常听到有人因为晚下班而抱怨公司、抱怨别人、甚至抱怨整个世界,但同时,也有很多人在晚上8点才下班的同时,每天上午的10点之前基本上什么工作也没有动手去做!“反正也要加班,”当我们用这个恶劣的借口让自己放心拖拉,工作效率低下也就不足为奇了。

 

秘诀6 专心——集中精力

研究表明,当大脑一次处理多件事情时,每件事所需要的时间是集中精力处理一件事时的4倍。如果你一边接电话,一边写邮件,结果是两件事情你都要花费更多的时间。

当你正集中精力在一项具体任务上,对外,你需要坚定地保护自己的工作状态不被别人随意打扰,对自己,你要学会拒绝各种干扰的诱惑。当然,你很可能在工作的过程中,突然想起什么其他的事情要去处理,把它们写在记事本上,帮助你记住,然后马上回到原来的工作之中。另外,你还可以在开始之前主动避开能预料到的干扰,关闭网路,或者提前准备好咖啡,这样就不会再给自己找到借口再去厨房了。

 

秘诀7 委托——创造时间

应该用金钱买时间吗?为什么不?如果有一个神秘的“时间市场”你愿意付出多少金钱来购买你的一个小时?你的时间具有它内在的价值,这不仅仅体现在你的工资单上。很多人把生命中宝贵的爱好、锻炼、睡眠、交际、与家人和孩子在一起的时间无情消减,却没想过可以通过委托他人完成一些可替代的事情来创造自己的时间。

苏芮过去曾经对自己说:“我永远都不会雇人来帮我打扫房间,我完全能自己做。”但后来她计算了自己花在打扫上的时间,竟然高达每年250个小时。“假设我的每个小时的价值是10元钱,每年付出2500元来交换和家人在一起时的好时光,不划算吗?”

 

秘诀8 工具——节约时间

当我们对电脑、电话、电子邮件、网络、掌上电脑、手机越来越依赖之后,似乎就被动地成为了这些高科技工具的奴隶。这时候你需要提醒自己,它们是用来节约时间,而不是添乱的。

比如网络,你可以使用自动拦截器,定期(而不是经常)删除明显的垃圾邮件,给邮箱设立自动回复功能,每天留出固定的时间集中回复邮件,而其他时间不看。比如工作电话,要紧绕主题,引导对方快速进入正题,并且策略性地使用语音留言。如果你认为电话屏幕上的来电电话号码不重要,就让它直接进入语言留言,等你方便的时候再打过去。

 

秘诀9 活力——心理和生理健康

睡眠、运动和休假,你给自己留下了多少时间?所谓“忙”,就是你暂时还觉得有些事情比它们更重要而已。精力充沛的身体有助于我们以更快速、更高效的状态完成工作。

秀雯是一家私立学校的教务主观,每天要配合全校各个班主任的管理工作,大大小小的杂事不断,还经常遇到突发事件。今春的一场大病,促使她强制自己把锻炼身体写进每天的日程表。“我在学校旁边的健身中心办了张健身卡,要赶上晚上6点半的健身操时间,就必须在6点之前离开办公室。令人惊喜的是,每周去健身的那两天,我还就真的能在下班前把工作做完。我发现,有时候给自己规定一个死时间,工作效率也就提高了。”

 

秘诀10 均衡——平衡与界限

“如果我今天加点班,就能‘赶上’工作进度了。”8小时工作变成了9个小时。然后,“如果我把材料带回家,孩子睡觉以后我就能‘赶上’了。”9小时就这样又变成10小时。很多时候,我们对此习以为常,就会忘记工作与生活之间的那条界限到底要划在哪里。绝大多数情况下,你不可能完成所有你想完成的事情。

还是循序渐进吧。先从每周一天开始,找一个喜欢的日子,比如周二,和自己约定提早下班。在这个约定的影响下,你会自动在当天提高效率投入工作。在下班前花一两分钟梳理好一天的工作,把做完与没做完的事情都记在纸上,然后安心离开。如果你实在没勇气做“开路先锋”,尝试和关系好的同事一起约定按时下班,这样既可以互相激励提高效率,也可以减轻独自离开座位的尴尬。

 

 

BOX 提早下班,促进工作

提早下班不仅保证我们有私人时间去泡吧、喝茶,或者陪家人朋友一起吃饭、聊天,更重要的是,即便对于工作本身,提早下班也具有它独特的促进作用——

提高你的工作效率  多数的办公室工作十分繁琐,没有明确的开始与结束。你很容易这个做一点、那个干一半,结果没有一件有结果。但是,如果确定了6点下班,你就必须一早想清楚——在一天有限的时段内,先做哪些事?怎样做才能按计划完成?

对你的上司有教育作用  如果上司经常看到你留下来加班,也许一开始他会认为你愿意加班,时间久了,就变成你应该加班。记住,不要让上司习惯于用工作时间的长短来评估你的表现。
对你的下级有教育作用  明确地表示,你下班就会离开,到时候他们应该完成的工作或报告,就会准时交到你桌上。准时下班,你的团队也会学着在有限的时间内,分配工作的优先次序。
让你免于职业枯竭  越加班,越觉得事情做不完;越觉得事情做不完,工作时间就拖得越长。这样的恶性循环迟早会让人崩溃。一味地埋头工作而没有时间思考,会使人失去对自己职业生涯的整体把握。
让偶尔的加班变得有趣

 

BOX】延伸思考:除了工作你是谁?

你是主动加班的那类人吗?是否,除去办公室里“经理”“总监”的Title,生活中的其他角色都无法满足你的人生价值和内心需要?是否,耐下性子陪孩子看部动画片,或者亲手为家人煮碗红豆汤,对你来说,都比制作一份项目报告更挑战?更加不可思议?

最近有调查指出:如今越来越多的职业女性鄙视家务劳动。这只是问题的一个方面。还有更多“不会生活”的精英女性,实际上是“逃”到了工作之中。但心理专家却提醒我们,高品质的健康生活需要人们挖掘自身的多重角色,建立多方面的价值来源。工作之外,用心生活,才是平衡身心的终极秘方。

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